目前在金融市場(chǎng)上，一場(chǎng)難以想象的動(dòng)蕩仍在繼續(xù)，毫無(wú)疑問(wèn)，它將不可避免地傳導(dǎo)到實(shí)體經(jīng)濟(jì)并產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，木材加工業(yè)難以幸免，因?yàn)槠髽I(yè)必須依靠貸款才能維持資金運(yùn)轉(zhuǎn)。在這次金融海嘯尚未見(jiàn)底的時(shí)候，也很難預(yù)測(cè)對(duì)任何一個(gè)產(chǎn)業(yè)的影響會(huì)到什么程度。但是所有的家具企業(yè)、木門窗制品企業(yè)和特殊木制品企業(yè)可以采取一些措施來(lái)把這些影響減少到最低程度。

從控制現(xiàn)金流開(kāi)始

對(duì)任何行業(yè)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)金好比身體中的血液，無(wú)論經(jīng)濟(jì)狀況好壞，保證足夠可靠的現(xiàn)金流是最要緊的。但是，如果你的木材加工企業(yè)與客戶做買賣，特別是與只有較低支付能力的客戶打交道，一般來(lái)說(shuō)他們的現(xiàn)金十分緊張，還有就是通過(guò)信用卡來(lái)購(gòu)買家具的客戶。先要考慮如何保護(hù)好本企業(yè)的現(xiàn)金流，爾后再做出銷售的決定。這里所指的決定是，是否銷售給持信用卡的顧客。我以前是一個(gè)銀行家，對(duì)許多我的客戶常常漠視信用卡的制度而困惑不解。在銀行未徹底了解客戶的還貸能力之前，銀行是決不會(huì)借錢給他的，以記帳方式把產(chǎn)品銷售給有商業(yè)來(lái)往的客戶同樣也是如此。擴(kuò)大的貿(mào)易信用與貸款是一樣性質(zhì)，企業(yè)應(yīng)該利用現(xiàn)有的金融工具對(duì)它們進(jìn)行信用分析，這樣才能事前做出正確的決定，他們還應(yīng)該在整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中監(jiān)管客戶的信用狀況。任何客戶在收支平衡上如果出現(xiàn)惡化，對(duì)他們的收入情況則要重新評(píng)估，也許他們的信用等級(jí)已經(jīng)下降或被撤消。這樣才能防止他們的欠帳成為信用可疑或糟糕的欠帳，甚至變成無(wú)法討回的壞帳。

對(duì)銷售渠道中應(yīng)收帳款的管理

以記帳方式把產(chǎn)品銷售給其他企業(yè)存在著風(fēng)險(xiǎn)。銷售企業(yè)必須一直監(jiān)管銷售渠道應(yīng)收帳款的各個(gè)環(huán)節(jié)，以保證結(jié)算快速，能及時(shí)地回收現(xiàn)金。但是，不管客戶的信用等級(jí)怎樣良好，即使是他們也可能在銷售渠道上卡殼，而使現(xiàn)金回收遲緩。這里所指的是發(fā)票拒付，這種類型的拒付不管其原因是什么，總會(huì)使現(xiàn)金流受阻，而使企業(yè)的每日未進(jìn)帳款(days sales outstanding,DSO)增加。這個(gè)術(shù)語(yǔ)常用來(lái)定義一個(gè)公司回收未到位的應(yīng)付款的平均時(shí)間。即使是最好的情況，按期付款的客戶也會(huì)碰到發(fā)票開(kāi)具上的一些的問(wèn)題，發(fā)票要求客戶支付錢款。但是帳單拒付可能有許多原因，例如發(fā)票上開(kāi)具的數(shù)量不正確或?qū)嶋H到貨少于客戶訂單要求的數(shù)量等等，也可能是收到的貨物受損或數(shù)量不夠。不管出于何種原因，顧客總要等到問(wèn)題解決以后才會(huì)付款。對(duì)銷售方來(lái)說(shuō)，為了解決雙方的爭(zhēng)議，確定問(wèn)題出在何處可能要花費(fèi)很多時(shí)間。對(duì)大多數(shù)公司來(lái)說(shuō)，應(yīng)收帳款的當(dāng)事人總會(huì)作為爭(zhēng)議的調(diào)解人，來(lái)與公司的個(gè)別人溝通，他們可能提供客戶申訴是否正確的看法。銷售人員與裝貨人員將能提供關(guān)鍵的信息諸如對(duì)訂單承諾發(fā)多少貨、是否允許顧客打折、發(fā)貨的數(shù)量是否與訂單上的一致等。

在所有的情況下，時(shí)間拖延是最看不到的損失。常用的溝通方式是電郵、電話，可能得不到及時(shí)的回復(fù)。爭(zhēng)議的時(shí)間越長(zhǎng)，則DSO（企業(yè)的每日未進(jìn)帳款）金額越大，使企業(yè)遇到現(xiàn)金流的麻煩。爭(zhēng)議得不到解決，也會(huì)對(duì)顧客滿意度產(chǎn)生負(fù)面影響，而由于曠日持久在發(fā)票上爭(zhēng)議花費(fèi)了公司大量的人力從而提高了企業(yè)的銷售成本。

現(xiàn)在需要運(yùn)用一個(gè)軟件，通過(guò)創(chuàng)建和追溯要求或申訴是提交給誰(shuí)的、多長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有答復(fù)、當(dāng)時(shí)間拖延到一定的天數(shù)使問(wèn)題越來(lái)越升級(jí)時(shí)引發(fā)沖突等，從而來(lái)管理每一個(gè)存在爭(zhēng)議的個(gè)案。最有效的方法是把這些數(shù)據(jù)集中起來(lái)以“存在爭(zhēng)議的個(gè)案”為標(biāo)題建立一個(gè)電子檔案，它將把與顧客訂立合同的來(lái)龍去脈、與公司內(nèi)部雇員的溝通記錄、任何有關(guān)附件集中在一個(gè)檔案里，這樣就有可能幫助更快地解決問(wèn)題。工作流程能讓跨部門的雇員同事來(lái)一起更有效地工作，一起承擔(dān)這個(gè)案子，用文件來(lái)表明他們所做的工作，使問(wèn)題較快地得到解決。運(yùn)用“爭(zhēng)議自動(dòng)操作軟件”的公司報(bào)告說(shuō)，他們明顯地降低了DSO（企業(yè)的每日未進(jìn)帳款），也減少了行政成本，大大改善了現(xiàn)金流。

顧客不按期支付款項(xiàng)的情況

很明顯，任何應(yīng)付款循環(huán)周期中的最困難的問(wèn)題是顧客拖延應(yīng)付款的時(shí)間已超過(guò)了慣例時(shí)間——通常是90天。對(duì)“延遲支付”帳戶的早期檢查是把這些應(yīng)付款人輸入收款進(jìn)度報(bào)告，把他們分別列入30天、60天和90天的未結(jié)帳款時(shí)間欄內(nèi)。因?yàn)榇蠖鄶?shù)企業(yè)的銷售都是根據(jù)“30天結(jié)清”原則的，即在發(fā)票開(kāi)具30天后全額付清，超出這個(gè)時(shí)間的任何拖延都有理由對(duì)其提出警告。

對(duì)某些長(zhǎng)時(shí)間未結(jié)算帳款的客戶需要對(duì)他們催款，至于是哪些客戶，在什么時(shí)間進(jìn)行催款則根據(jù)公司的政策來(lái)決定。一般來(lái)說(shuō)，銷售商總愿意與良好信譽(yù)的客戶保持好關(guān)系，因此要向他們肯切地表示過(guò)期的貨款影響了公司資金回籠。同時(shí)，這也取決于最近一批發(fā)貨的數(shù)量，公司可以采取許多更有效的傳統(tǒng)方法來(lái)催款，如發(fā)出要款清單或電子郵件。但是當(dāng)應(yīng)收款數(shù)量增加，收款員就需要與辦理這些業(yè)務(wù)的人員合作，一個(gè)一個(gè)地去聯(lián)系。最有效的方法是借助軟件，把每一個(gè)與此項(xiàng)“收款業(yè)務(wù)”有關(guān)的人員都聯(lián)系到并介入此事。這與前述的“發(fā)生爭(zhēng)議的個(gè)案”處理方法類似。如同存在爭(zhēng)議的個(gè)案一樣，收款一事所涉及的所有信息都要考慮進(jìn)去，它們包括原始單據(jù)、合同簽訂全過(guò)程、對(duì)拖欠方在支付方面的承諾等。

運(yùn)用這個(gè)概念，收款員要掌握所有的資料，必須起草付款協(xié)議或討款計(jì)劃。所有的未結(jié)帳款都應(yīng)編制出工作計(jì)劃表，要按照一定原則排出輕重緩急的次序。以此，催款代理人可以優(yōu)先處理最重要的討款項(xiàng)目，以保證較高的資金回籠率。

誰(shuí)也無(wú)法預(yù)料這場(chǎng)信用危機(jī)會(huì)持續(xù)多久，也無(wú)法預(yù)料它將對(duì)商業(yè)影響到什么程度，特別是對(duì)我們木材加工行業(yè)。

當(dāng)然也會(huì)有這樣的情況：你的客戶發(fā)生了財(cái)務(wù)問(wèn)題，它將影響到你的應(yīng)收帳款和現(xiàn)金流。你先前依靠的銀行出現(xiàn)了流動(dòng)性短缺，由于他們自身的問(wèn)題而不再給你貸款。采取措施來(lái)保證自己的現(xiàn)金流足夠而且不受阻礙是一種應(yīng)對(duì)方法。通過(guò)前瞻性地管理好收款爭(zhēng)議和回籠資金的業(yè)務(wù)，家具廠、木門窗制品企業(yè)和特殊木制品企業(yè)可以妥善地應(yīng)對(duì)這場(chǎng)危機(jī)。這是一種保證健康的現(xiàn)金流的方法，有助企業(yè)經(jīng)受當(dāng)今的金融風(fēng)暴。