如何管理“問題型員工”?
最近幫東北一家企業(yè)做培訓(xùn),課后該公司人事行政經(jīng)理說了這樣一個案例:他部門有一名員工,職務(wù)不高,但在公司工作有很多年了,他剛進(jìn)該企業(yè)不久,可這名部屬不把他放在眼里。且經(jīng)常不遵守公司規(guī)章制度,對同事態(tài)度也比較惡劣,喜歡貪公司小便宜,如把私人手機(jī)充話費(fèi)拿來報銷等,讓他很頭疼。但這名部屬工作業(yè)績雖不突出,也沒有什么大錯。請問,該如何處理這樣的員工?
此類“讓上司頭痛的員工”在企業(yè)中確實(shí)不少。表現(xiàn)形式各不相同:有目中無人者,有自以為是者,有倚老賣老者,有藐視權(quán)威者;有貪圖小利者,有揩油撈機(jī)者等。這些員工不斷挑戰(zhàn)公司制度底線,擾亂正常管理秩序,導(dǎo)致部門工作效率下降。一方面,這些人的不良行為可能會讓其它員工仿效;另一方面,由于這些人不一定受懲罰,其他員工便可能會產(chǎn)生敵視、憤怒情緒,進(jìn)而對企業(yè)整體環(huán)境和管理氛圍造成影響。因此,管理好這些問題員工,不僅僅是每個管理者的職責(zé),也牽扯到每名員工的利益。針對“令人頭痛員工”問題,筆者給該公司人事行政經(jīng)理提出如下處理建議,供參考:
1、完善企業(yè)管理制度,堅(jiān)決執(zhí)行到位。
上述案例中的員工既然工作多年,能倚老賣老,很大程度上在于制度不規(guī)范,或制度不嚴(yán)謹(jǐn)。敢明目張膽地將私下手機(jī)充值費(fèi)拿來報銷,可見財務(wù)制度執(zhí)行不嚴(yán)。因此,企業(yè)應(yīng)該反思如何建立完善管理體制,梳理各管理環(huán)節(jié),及時堵漏。否則,即使辭退該員工,也是治標(biāo)不治本。
2、用問題員工之長,容問題員工之短。
“問題員工”可能是企業(yè)中能力頗高的員工,也有可能是有著個性思維、創(chuàng)新力強(qiáng)的員工。因此,我們要正確面對問題員工的表象。挖掘他的優(yōu)勢和強(qiáng)項(xiàng),用其所長,對在工作中有求上進(jìn)、出業(yè)績、敢突破的情形,給予恰當(dāng)獎勵。同時,要包容問題員工的缺點(diǎn),私下進(jìn)行真誠規(guī)勸和忠告;督促、鞭策他不斷改正,要給問題員工以機(jī)會,而不是一棒打死。
3、圍繞問題型員工,找針對性管理方法。
作為一名優(yōu)秀管理者,應(yīng)是一個能夠及時化解團(tuán)隊(duì)內(nèi)部矛盾,圍繞“問題”尋找方法的人,不僅能夠堅(jiān)持原則,更能突現(xiàn)靈活性和管理創(chuàng)新能力?!皢栴}”員工的形成原因一般不外乎兩個方面,一是自身原因造成的“問題”,二是外部環(huán)境改變造成的“問題”。有些員工因?yàn)樽陨淼乃刭|(zhì)局限而使自己的心理、行為出現(xiàn)“異變”而產(chǎn)生的“問題”。對這類員工要多給予關(guān)心、培訓(xùn)、幫助和支持,鼓勵他努力上進(jìn),不斷表揚(yáng)和激勵是必須的。另一部分員工是由于外在環(huán)境改變而導(dǎo)致一些員工“蛻變”而成為“問題”員工。比如上司調(diào)走、工作業(yè)績下降、家庭變故、失戀、工作失龐等。因此,要根據(jù)其情況,采取正確的解決辦法,或正面鼓勵、或私下溝通、或幫助度難關(guān)等方法,使問題員工感激你,信服你進(jìn)而尊崇你。
4、以企業(yè)文化化育“問題員工”。
對企業(yè)文化要進(jìn)行精準(zhǔn)定位,對員工進(jìn)行精心文化培育,準(zhǔn)確無誤進(jìn)行把握。公司弘揚(yáng)什么、反對什么,提倡什么、制止什么,并拿這些標(biāo)準(zhǔn)要求管理者自己。企業(yè)要通過不斷地企業(yè)文化宣傳、企業(yè)文化活動來培育員工的團(tuán)隊(duì)意識、敬業(yè)行為和責(zé)任心,在潛移默化中改變問題員工的行為方式;通過定期的員工品績考評,來改變問題員工的工作態(tài)度和不當(dāng)行為。注重對問題員工進(jìn)行多頻率、高效率的正面教育、賞識教育,來化育問題員工。
當(dāng)然,每家企業(yè)都有形形色色的“令人頭痛員工”,如果實(shí)在是忍無可忍,也難以改變,一個字:辭。也不失為好辦法。但如何辭呢?要注意以下四點(diǎn):
1準(zhǔn)備詳實(shí)的證據(jù)和材料,做到有理有據(jù);
2掌握他的詳細(xì)人事資料,看懂勞動法律法規(guī),在不違法情況下辭退;
3做好職位補(bǔ)缺準(zhǔn)備,隨時有人替代該問題員工;
4工資和補(bǔ)償計算清楚,不拖泥帶水,迅速辭退。
中小企業(yè)已成為中國經(jīng)濟(jì)新的增長點(diǎn),也是解決就業(yè)的主要力量,在國民經(jīng)濟(jì)中起著舉足輕重的作用。加入世貿(mào)組織以后,面對國內(nèi)國際日益激烈的市場環(huán)境,中小企業(yè)必須實(shí)施針對自身特點(diǎn)的戰(zhàn)略管理,才能健康發(fā)展。
抓住戰(zhàn)略基石
戰(zhàn)略的兩個基石是核心能力和競爭優(yōu)勢。一個企業(yè)如何建立核心能力呢?一般來說可以通過兩種途徑:一是內(nèi)部整合,二是外部交易(資本擴(kuò)張)。內(nèi)部整合是外部交易的基礎(chǔ);外部交易必須通過內(nèi)部整合才能將新增的資源變成自己的。資本擴(kuò)張需要企業(yè)投入大量的資源,如果不能及時得到融資,勢必影響企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的運(yùn)行;而且成功的資本擴(kuò)張必需有足夠的內(nèi)部消化能力,可見對資金和管理的要求是很高的,中小企業(yè)一般不應(yīng)該貿(mào)然進(jìn)行資本擴(kuò)張。目前我國的中小企業(yè)主要應(yīng)該通過內(nèi)部整合建立核心能力。內(nèi)部整合是指在現(xiàn)有資本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,通過調(diào)整內(nèi)部資源,包括控制成本,提高生產(chǎn)率,開發(fā)新產(chǎn)品,拓展新市場,提高管理能力,來創(chuàng)造和維持現(xiàn)有的競爭優(yōu)勢。通過內(nèi)部整合使企業(yè)的現(xiàn)有資源得到充分地利用,使生產(chǎn)規(guī)模在一定的資本結(jié)構(gòu)和技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)得以擴(kuò)大,從而不斷增強(qiáng)核心能力。建立了自身的核心能力以后,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行有目的的外部交易(比如聯(lián)合或參與OEM等),繼續(xù)獲得核心能力,保持中小企業(yè)在競爭中制勝的關(guān)鍵是制定出合適的競爭戰(zhàn)略,這種戰(zhàn)略必須能夠揚(yáng)長避短,獲得競爭優(yōu)勢。具體地,從成本和市場營銷的角度來看,以下的戰(zhàn)略可能比較適合中小企業(yè):
低成本戰(zhàn)略
要求企業(yè)積極地建立起達(dá)到有效規(guī)模的生產(chǎn)能力,在經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上全力以赴降低成本,搞好成本管理費(fèi)用的控制,最大限度地減少研發(fā)費(fèi)用和品牌樹立等方面的費(fèi)用。通過對我國中小企業(yè)分布狀況研究發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)大多集中于兩種類型:一類是分散型產(chǎn)業(yè),其基本存在包括服務(wù)業(yè)、零售業(yè)、批發(fā)業(yè)、木料加工和金屬組裝業(yè)、農(nóng)產(chǎn)品、風(fēng)險型企業(yè)等。另一類是新興產(chǎn)業(yè),包括IT、NT、新材料、新能源企業(yè)。中小企業(yè)之所以主要集中上述兩種類型的原因之一就是:這些產(chǎn)業(yè)長期平均成本曲線在規(guī)模方面是一個較平緩的階段,這樣,不同規(guī)模的企業(yè)都可能是適度的。在這方面,日本企業(yè)的做法值得借鑒,他們設(shè)計出便于生產(chǎn)制造而又有市場需求的簡單產(chǎn)品,這樣對成本的控制就變得可行。但是簡單產(chǎn)品的設(shè)計創(chuàng)新卻需要增加前期的投入,我國的中小企業(yè)往往采取模仿他人的形式,有可能會侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán),所以要注意避免造成額外的違法費(fèi)用。
集中一點(diǎn)戰(zhàn)略
中小企業(yè)沒有必要和能力滿足大部分的市場需求,如果與行業(yè)內(nèi)的大企業(yè)爭奪同樣的顧客群,中小企業(yè)將處于不利的地位。集中一點(diǎn)戰(zhàn)略是主攻某個特定的顧客群,或某產(chǎn)品系列的一個細(xì)分區(qū)間,或某個地區(qū)的市場。圍繞著如何很好地為某一個目標(biāo)市場服務(wù)這一中心,企業(yè)制定的每一項(xiàng)性能方針都要考慮自己的市場定位,把精力集中在目標(biāo)顧客上,以提高效率。集中一點(diǎn)戰(zhàn)略更適合于服務(wù)業(yè)的中小企業(yè)采用,比如美國的西南航空公司,在航空業(yè)是規(guī)模較小的,但是其贏利能力卻是那些大的航空公司望塵莫及,其成功的原因就是堅(jiān)持自己的服務(wù)特色和市場定位———只為短途旅行和出差的人提供更廉價的服務(wù)。由此可見,集中一點(diǎn)戰(zhàn)略也有助于降低成本費(fèi)用。值得注意的是,目標(biāo)市場和產(chǎn)品定位一經(jīng)確定,就不應(yīng)該頻繁地改變,堅(jiān)持服務(wù)自己的顧客往往要求企業(yè)敢于拒絕其他少數(shù)顧客的需要,實(shí)行“有所為有所不為”的做法。
積極參與和促成中小企業(yè)集群中的分工與合作。我國的產(chǎn)業(yè)分工不斷深化也使中小企業(yè)可以不再受制于規(guī)模經(jīng)濟(jì)。一些產(chǎn)業(yè)能夠借助“地區(qū)規(guī)模經(jīng)濟(jì)”和“零部件規(guī)模經(jīng)濟(jì)”取代企業(yè)內(nèi)部的規(guī)模經(jīng)濟(jì)。通過企業(yè)內(nèi)部分工外部化,大量的中小企業(yè)聚集在某個地區(qū),在某一產(chǎn)品的生產(chǎn)鏈條上進(jìn)行分工,形成企業(yè)集群的形式。在集群中企業(yè)之間共享資源,降低交易成本,從而提高了集群整體和單個企業(yè)的競爭力。
領(lǐng)導(dǎo)一個人與領(lǐng)導(dǎo)一個群體是完完全全兩碼事。駕馭一個人時你盡可以了解他的特點(diǎn)、偏好、掌握他的大部分信息,而對一個群體,你就很難完全清楚是否會有可能造成危害的“暗礁”:非正式組織、正式的工會、基層的反對聲音,等等。
最終,由于管理不力,杜蘭特不得不離開通用汽車公司總經(jīng)理的職位,由斯隆接任。斯隆是一個求實(shí)的人,他認(rèn)為沒有一貫正確的人,管理人員個人能力有限是組織成長的巨大障礙,隨著公司規(guī)模擴(kuò)大,協(xié)調(diào)和信息聯(lián)系方面的問題及外界代表問題的增多將會超出一個人的能力范圍,“一人控制”的方式蘊(yùn)含的犯錯誤的危險會導(dǎo)致經(jīng)營失敗。斯隆認(rèn)為,每一個經(jīng)理人員,包括他自己,都應(yīng)認(rèn)識到需要別人的幫助,在征求別人意見之后再作出決策。為了公司的整體利益,應(yīng)該使全體經(jīng)理人員真正地參與經(jīng)營,所用的方法是充分利用他們的能力,公正的提拔政策,有效的激勵,以及運(yùn)用教育,說服而非強(qiáng)制命令的方式。斯隆認(rèn)識到人的重要性,因此拿出至少一半的時間直接同人們接觸,包括訪問和傾聽經(jīng)銷商與公司職工。斯隆支持一項(xiàng)“有計劃培養(yǎng)好職員”的獎金制,以爭取與同事結(jié)成一種合伙關(guān)系,鼓勵他們參與決策,因?yàn)樗孤】粗氐氖锹殕T們對公司目標(biāo)作出的貢獻(xiàn)和他們在職業(yè)上的績效,而非“政治手腕”或“個人忠誠”。當(dāng)然,斯隆獲得了成功領(lǐng)導(dǎo)者的聲譽(yù)并不僅僅因?yàn)橐陨厦枋龅姆矫妫脑捇蛟S會對領(lǐng)導(dǎo)者們有所震動和啟發(fā)?!盁o論以磚瓦建筑計量的任何一家企業(yè)的價值有多大,這個部分的價值同在其崗位上協(xié)調(diào)一致構(gòu)成一個有效整體的個人比較起來,那是微不足道的?!彼孤〉臅r代和我們相去已遠(yuǎn)。
不過,就領(lǐng)導(dǎo)一個群體而言,信息革命的社會依然要把人放在首位。有一些建設(shè)性的方案:
●只處理例外事務(wù),繁忙的工蜂日復(fù)一日采蜜不止,而繁衍后代的重任只能山蜂王來承擔(dān)。在領(lǐng)導(dǎo)者的日程安排表上,應(yīng)該盡量剔除常規(guī)性,例常性的工作,交由下級管理者去完成,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)集中處理突變的、例外的事務(wù)
●發(fā)揮日程安排表的作用。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該有勇氣經(jīng)常修正自己的日程安排,這樣不僅能使自己可以靈活及時地發(fā)現(xiàn)處理重大問題,更可由領(lǐng)導(dǎo)者的日程安排體現(xiàn)出他對某件工作的關(guān)注,從而引起下屬對此的注意和重視,這是引導(dǎo)職員的一種有效方法。
●提升擁護(hù)創(chuàng)新的人。創(chuàng)新是企業(yè)的特征和生命力所在,選拔一位擁護(hù)新戰(zhàn)略的人,可以保證企業(yè)的這種生命力存在,并且準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)一個信息:創(chuàng)新者才有光明前途,公司不需要拖后腿的人。
●問你自己幾個問題。日常的語言、行為最能反映你的精神集中于思考哪些方面,也最能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者對各種工作的關(guān)心程度。
1)你反復(fù)強(qiáng)調(diào)什么。在董事會或者專業(yè)委員會會議上,議題是財務(wù)結(jié)構(gòu),你卻總是反復(fù)在談產(chǎn)品質(zhì)量,很清楚,你現(xiàn)在并不關(guān)心財務(wù)結(jié)構(gòu)。
2)你通常最先批閱什么文件。你宣稱與零售商建立良好關(guān)系是關(guān)鍵,但每次你都把對零售商的分析報告和他們的要求報告拖到最迫不得已的時候批閱,看來,你的“關(guān)鍵”不在于此。
3)你對備忘錄的批示意見有一定格式嗎?許多人喜歡在備忘錄的頁邊空白處批注自己的意見。你自己呢?你的意見是就事論事,還是有一個專注的主題?比如,無論備忘錄的具體內(nèi)容是什么,你的批注是否都強(qiáng)調(diào)質(zhì)量這個你最關(guān)心的任務(wù)?
●有意的示范,抑或樹立榜樣。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者在一份文件上簽署自己意見時,應(yīng)該想到,這個意見將會立即被若干人復(fù)制并作出各自的解釋。你與供應(yīng)商的一次談活可能會在小道消息網(wǎng)中流傳并闡釋,你偶爾出現(xiàn)在中層經(jīng)理沙龍也許就會引起巨大猜測和震動?!斑@是什么意思?”你每天發(fā)出的大量信號(信息),都會給予周圍的人們不小影響。領(lǐng)導(dǎo)者未必能件件事情身先士卒作表率,善用象征性語言、行為對下屬發(fā)出信號也是一種榜樣力量。
●形成緊張有致的氣氛。事實(shí)上就是要在職工中樹立緊迫感,使他們(以及整個群體)都感受到非往前不可的壓力。為此,應(yīng)該不斷提倡變革、改進(jìn)的措施,但又不致減弱人們的自信心和增加恐懼感。職員必須面對一些風(fēng)險,明白優(yōu)勝劣汰并非妄言,而風(fēng)險之后他們將得到激勵并且獲得寶貴經(jīng)驗(yàn)。領(lǐng)導(dǎo)是一個為實(shí)現(xiàn)某種目標(biāo)而對其他人施加影響的過程,施加影響的方式多種多樣。沒有絕對正確的領(lǐng)導(dǎo)方式。只能尋找“適合”的領(lǐng)導(dǎo)方式——適合于領(lǐng)導(dǎo)者個人、群體與環(huán)境的。
領(lǐng)導(dǎo)者的個性顯然會影響領(lǐng)導(dǎo)行為,專制、民主或放任是對領(lǐng)導(dǎo)者行為方式的一種劃分。同時領(lǐng)導(dǎo)者并不是單向地影響下屬,實(shí)際上,下屬的行為和表現(xiàn)、價值觀也會對領(lǐng)導(dǎo)者行為產(chǎn)生重要影響,這是一個互動過程,包含了雙方的互融性和互動性。
因此組織行為管理提倡了解自己與他人的個性,以調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)方式。換個角度,在確定一個領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍或選擇管理模式時,要注意領(lǐng)導(dǎo)能力與環(huán)境的匹配,領(lǐng)導(dǎo)者必須全面系統(tǒng)地考慮環(huán)境的要求,包括工作任務(wù)的特點(diǎn)(是否明確,挑戰(zhàn)性高低、創(chuàng)新程度等)、工作群體的狀況(合作與分散的狀況)、組織的特點(diǎn)(規(guī)范、結(jié)構(gòu)、適應(yīng)性等)這樣一些因素是領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)予考慮的。領(lǐng)導(dǎo)的影響力是有限的,但這種影響可以借助某些方式加以擴(kuò)大。領(lǐng)導(dǎo)者的行為只能部分地影響到組織成員的激勵和績效、而領(lǐng)導(dǎo)方式的改變可能也不會迅速而明確地改變下屬的績效,雖然大多數(shù)企業(yè)會對領(lǐng)導(dǎo)的作用抱有美好的預(yù)期。不過,領(lǐng)導(dǎo)者除了與員工面對面直接交流之外,如果能有效地運(yùn)用職權(quán),綜合采用各種方式,那將會提高他影響員工的水平、比如在對職工的培訓(xùn)和指導(dǎo)上下功夫。日產(chǎn)汽車公司在美國田納西州士麥那開始經(jīng)營時,就在開工前花6300萬美元培訓(xùn)約 2000名工人,每個員工的培訓(xùn)費(fèi)達(dá) 3萬多美元。這不僅保證員工都得到良好的培訓(xùn),并且給每個員工送去了“你對公司很重要”的信息,在最短的時間里使美國員工對日本式的領(lǐng)導(dǎo)方式產(chǎn)生了認(rèn)同感。這對領(lǐng)導(dǎo)行為的實(shí)施很有幫助,將來員工大部分采取了配合和積極參與企業(yè)管理的行動。