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> 3種途徑即刻提高工作效率
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3種途徑即刻提高工作效率

時間:2011-08-02     人氣:917     來源:商業(yè)英才網(wǎng)     作者:
概述:你是否總是第一個沖進辦公室,最后一個離開?沒有比夏季工作50小時以上更恐怖的事了。為了能夠使用夏日星期五(無論是正式的或非正式的),你應該在這個季節(jié)里盡可能地提高效率。......
  你是否總是第一個沖進辦公室,最后一個離開?沒有比夏季工作50小時以上更恐怖的事了。為了能夠使用夏日星期五(無論是正式的或非正式的),你應該在這個季節(jié)里盡可能地提高效率。 

  我問過效率專家兼《職場工作:如何征服工作中的攔路虎》(Workarounds That Work: How To Conquer Anything That Stands In Your Way At Work)的作者Russell Bishop:有什么好點子可以幫助我們,花較少的時間,做更多的工作。下面是他的秘訣。請享受你的夏日星期五吧,或者至少在8點之前能吃上晚飯。 

  1、關(guān)閉你的郵箱 

  當然了,你需要一直保持郵箱處于打開狀態(tài),因為你的工作可能要求你處在登陸狀態(tài)。但是關(guān)掉"ping"將防止巴甫洛夫反應導致的時間浪費,即每五秒鐘你會點擊你的信息。"在簽名行添加一個記號,標出你查看的郵件,比方說一天三次--上午8點,下午1點和4:30," 

  Bishop提議到。"同時標出24小時內(nèi)(或根據(jù)工作性質(zhì)在其它時間)你曾回復的郵件,最后標出這個郵件是否緊急,以至于你需要打電話處理。" 

  2、參加需要你在場的會議 

  嚴肅地說,還有什么事情比周五下午的會議更糟糕呢?或許七月份一個陽光明媚的周五下午要開會。即使會議在本周早些時候也會占用你日程表上寶貴的時間,這些時間用在其它事情上可能更好。這是Bishop的聰明絕招:"詢問會議邀請人你會在會議中扮演什么角色,你好做準備。這是一種禮貌的表達方式,’這不是在浪費我的時間嗎?我不去參加’以防萬一會議?!绻@只是一個更新會議(update meeting),通過文案的方式提供你的更新,就可以繼續(xù)你現(xiàn)在的項目了’" 

  3、制定你的職業(yè)優(yōu)先次序 

  顯然,你需要完成老板吩咐的任務。但是還要自愿做一些與你的方向一致的項目,Bishop如此說。"啟動一個任務之前,要問自己這么一個問題’如果我完成此任務,會有什么樣的價值?’盡你所能去做那些幫助你實現(xiàn)關(guān)鍵性目標的任務。"這會節(jié)省你的時間,因為你不會去做沒有意義的事情,除了你必須做的。 

  遵循這三個簡單的步驟,你應該會在周末的時候擁有半天悠閑的日子。"當你處理郵件時,只要遵循電子郵件的建議,一天會幫你節(jié)省30到60分鐘," Bishop如是說。 
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  •   如果要你選出哪些關(guān)鍵技能對事業(yè)成功至關(guān)重要,你列出的清單中不可能沒有遠見卓識、領(lǐng)導力、進取心、遠大志向或智力。當然,這份清單中也不可能有慷慨大度這一條,更不用說這一條排在前幾位了??犊蠖群苤匾?,也普遍受到重視,這并不是什么新聞,但說它是一個關(guān)鍵的成功動因,倒是少有耳聞。通常,慷慨大度不會與成功掛起鉤來。 

      更多的時候,慷慨大度是一種事后想法,一種副產(chǎn)品,一種“有則更好的”品質(zhì)。如果管理者或領(lǐng)導者為人慷慨,他們很可能廣受愛戴。但事實上遠不止這些:慷慨大度雖然簡單,但具有極大的威力,能夠幫助你成就事業(yè)。 

      慷慨大度的人總是愿意分享信息,經(jīng)常分享榮譽,并樂于奉獻自己的時間和專業(yè)知識。他們給人的感覺是具有強烈的職業(yè)道德意識,擁有出色的溝通能力,并愿意和有能力進行合作。為人慷慨的領(lǐng)導者和管理者能夠獲得同事和下屬的信任、尊重和贊譽。 

      以下是在職場做到慷慨大度的8個具體方法: 

      展現(xiàn)強烈的職業(yè)道德意識: 

      1. 讓上司的生活變得更加輕松、美好。這確實是說起來容易做起來難。但是,如果你以此為目標,你會驚訝地發(fā)現(xiàn),原來自己可以做得這么好。將上司的日程放在首位,你會看到自己的機會也會隨之而來。在會議上幫助他展現(xiàn)自己的智慧,為他的出行做好安排,給項目盡可能多地增加價值,并努力實現(xiàn)更大的收益。這些付出都會讓你獲得回報。 

      2. 要做到未雨綢繆,這樣上司(或董事會)就不必多操心了。時刻思考著該如何推進事情進展。一個項目完成后,可以慶祝一番,緊接著思考下一步做什么——實施、執(zhí)行還是分配?不要等著上司發(fā)問,要先想到他的問題,并準備好下一步的行動計劃。 

      做更有效的溝通者: 

      3. 直截了當,開門見山。在分享信息時,先說新的、不同的或重要的內(nèi)容,這樣同事就能清楚你談話的確切目的。不要讓其他人猜測你的意思,能用兩分鐘說完的話不要啰啰唆唆用五分鐘。幫其他人解讀好信息,這樣他們就不用犯嘀咕:“他想從我這里得到什么?”“我應該怎么對待這些信息?”或者更糟的是,“他究竟在說些什么?” 

      4. 樂于分享信息。不要藏掖信息,會讓人覺得你權(quán)欲重、自私算計。應該隨時讓團隊成員知道事情的進展,以及下一步計劃。確保下屬擁有所有必要的信息,以做出正確的決策。分配工作時,明確你的期望,這樣員工就知道你到底想要什么。對初級團隊進行指導,使他們擁有完成工作所必需的資源,從而為以后的成功打好基礎(chǔ)。 

      5. 記得問別人是否有時間。別人接聽你的電話或給你打開門,并不表示他就有時間和你交談。在你開始談明天的會議或提出一連串問題之前,先問一下對方現(xiàn)在是否有時間交談。如果現(xiàn)在不方便,就暫且“告退”,說稍后再來或約定一下時間。當對方能把所有注意力都放到你身上時,你就會得到更好的溝通效果。你會表現(xiàn)得很有禮貌,很專業(yè)?;蛟S人們就會開始接聽你的電話了。 

      成為更好的協(xié)作者: 

      6. 樂于分享榮譽。人們喜歡別人稱贊他們工作出色。因此,要經(jīng)常對員工的出色工作或特別貢獻表示認可。這不需要你付出任何東西。令人驚奇的是,人們看重的并不總是金錢。有78%的員工表示,因工作出色而受到上司的認可“極其重要”。因此,發(fā)一封電子郵件給高層主管,讓他們知道你的團隊(包括成員名字)的卓越表現(xiàn),或建議在下次員工大會中對他們予以表揚。 

      7. 言傳身教。貢獻你的時間和專業(yè)知識,幫助周圍的人進行學習。不要讓你多年積累的輝煌成就白白浪費。你在職業(yè)生涯中的成敗經(jīng)驗,對那些初入職場的人來說是一筆寶貴的財富。坦承自己曾犯的錯誤,講述自己自豪的時刻,提供反饋意見,并給予指導。投入時間和精力去培養(yǎng)你的初級團隊,增強你的后備力量。 

      8. 失敗的責任歸集體,成功的榮譽歸個人。達拉斯小牛隊(Dallas Mavericks)的老板馬克·庫班(Mark Cuban)在談到某個明星球員在終場前錯失罰球時這樣說道:“他罰中了第一個球,但我們錯失了第二個球?!睅彀嗟脑捄苤v究,但體現(xiàn)出了他的慷慨大度—— 他把第一個球的功勞給了那位球員,但沒有把錯失的第二個球也算在他頭上。用簡單的“我們”代替“他”,以此提醒人們籃球是一項團體運動。職場也是如此。 

      就每個方法而言,要掌握它們并不難。但是,將這些方法綜合起來,就成了你與同事和團隊進行合作的有力工具,能幫助你攀上事業(yè)的頂峰。 
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  •   我們每時每刻都在尋求一切與消費者交流的機會,并且為此投入巨資。從廣告誕生的第一天起,它就向著一個不討喜的方向發(fā)展,廣告不斷地通過騷擾我們的生活來達成引起我們注意的目的,當我們每日浸泡在廣告的侵擾之中,很顯然這種單向的灌輸式傳播的效率已經(jīng)越來越低。我們都在不斷尋求一種全新的交流方式,一種讓消費者能記得住(并產(chǎn)生行動)的方式。也許雙向互動的方式,讓消費者也積極地參與其中對此會有幫助。 

      說到雙向互動,我們自然會想到網(wǎng)絡。與電視相比,網(wǎng)絡的確有雙向性與互動性。然而,消費者并不是能互動就一定會互動,他要是對你的東西不感興趣,他不會來與你互動。雖然網(wǎng)絡廣告是近年來成長最快的媒體板塊,然而很多仍然只是Banner Ad標題廣告,其基本形式與傳統(tǒng)廣告沒有太大區(qū)別,只是多了一個可以點擊看細節(jié)的功能。這些所謂的互動從實際意義上說,可能還不如讓消費者坐在沙發(fā)里進行單向灌輸來得有效。其實無論互動與否,關(guān)鍵是要消費者自愿參與進來,這樣他不僅會記住你的產(chǎn)品/服務,而且對你產(chǎn)品/服務的喜好度也會因此增加。 

      奧美創(chuàng)始人大衛(wèi)·奧格威David Ogilvy早在1951就向世人展示了一個非常有意思的營銷原創(chuàng)案例。Guinness Stout品牌是奧格威成為奧美當家人后的第一位客戶。在這個經(jīng)典案例中,大衛(wèi)·奧格威既沒有給我們灌輸Guinness啤酒的口味,也沒有向我們高呼為Guinness干杯,更沒有落俗地展示一群人一起喝啤酒的場景……大衛(wèi)·奧格威選了九種不同的貝類,每幅畫面都有一種貝類的照片和與其生物、地理、人文相關(guān)的介紹。大衛(wèi)·奧格威將此命名為“Guinness貝類指南”,他只是在畫面的左下角印了一個小小的Guinness啤酒瓶,并用小字寫上“與Guinness啤酒共用,所有貝類都將是最佳美味”。這套主角是貝類的平面廣告,為喜歡貝類的消費者帶來的是知識、興趣、談資,即使對于不食貝類的消費者也同樣具有吸引力與親和力。這套印刷的廣告作品今天已經(jīng)被鑲上鏡框,只能在收藏市場找到。廣告的確是品牌做的,只是品牌非得是其中的主角嗎?做主角靠的是創(chuàng)意,做配角卻需要有智慧。 

      在凱洛格讀書時,科特勒曾給我們講過一個他在正式出版的書籍沒有提過的市場營銷的定義:“營銷就是為消費者創(chuàng)造真正的價值”。這個概念我一直記著,不過很長一段時期并沒有真正領(lǐng)會這個定義的深刻含義,最初只是覺得這是科老警示我們:不能因為學的手段多了,就產(chǎn)生忽悠消費者的念頭……直到干了這么多年營銷后,才慢慢對這個特殊的營銷概念有了進一步認識?,F(xiàn)在看來,科老在這里指的“真正的價值”應該是一個廣義的價值,它不僅包括產(chǎn)品或服務本身帶來的價值,也應該包括營銷行為本身給消費者所帶來的價值,這種價值包括對消費者知識的增長、善意的貼士、謙卑的傾聽、受鼓勵的參與,等等。同樣,消費者對你的認識也不僅僅在于產(chǎn)品/服務本身,更不只限于功能,消費者的價值觀是整體的、多維的,而營銷活動這種溝通本身也是一種價值觀的體現(xiàn)。 
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